Para evitar que administrar sua pequena empresa se torne um pesadelo, você deve estar atento aos custo.
Há muitos custos que podem levá-lo rapidamente ao vermelho.
Agora vamos dar uma olhada em alguns custos ocultos para pequenas empresas, que podem criar grandes problemas.
Inadimplência
A perda de receita devido a pagamentos atrasados pode ser um problema e tanto.
Especialmente para prestadores de serviço, que de fato trabalharam para realizar algo e não receberam pelo que produziram.
As despesas como aluguel e energia não esperam, e você tem que pagá-las.
Portanto, atrasos de pagamento podem prejudicar seriamente seus resultados financeiros, especialmente quando os pagamentos são esperados e necessários para cobrir os custos.
Defina as condições de pagamento com seus clientes e cobre segundo o que foi definido.
Não se trata de ser agressivo ou ofensivo, mas se seu fluxo de caixa não pode esperar um mês não tenha medo de cobrar pagamentos atrasados se um cliente não pagar de acordo com o combinado.
Você também deve deixar claro sempre o quanto precisa do acerto e que espera do cliente a mesma parceria que você demonstrou, lembrando-o constantemente do débito, se assim necessário.
Atendimento ao Cliente e Devoluções
Os custos de atendimento e suporte ao cliente vêm ao lidar com problemas e devoluções, juntamente com a manutenção da satisfação do cliente.
Muitas vezes você precisa avaliar se é possível contratar colaboradores para atendimento ao cliente ou fazer o trabalho de suporte você mesmo, utilizando e-mail e WhatsApp como explicamos em Como atender melhor seus clientes através da internet.
Casa devolução gera custos escondidos como pagamento para que produtos defeituosos sejam enviados de volta e custos de logística para que as trocas sejam enviadas aos clientes.
Compare transportadoras e fornecedores de logística para encontrar os preços mais baixos para envio e devolução de itens.
Verifique se todos os seus processos de embalagem e distribuição garantem a qualidade de entrega.
Automatize o atendimento ao cliente fornecendo base de conhecimento, artigos de suporte e canais de atendimento no site de sua empresa para que os clientes possam resolver problemas por conta própria.
Horas Trabalhadas
Seu tempo é um recurso valioso, e você não pode se dar ao luxo de desperdiçá-lo.
Você está gastando muito tempo e energia em tarefas que poderiam ser terceirizadas ou delegadas a um colaborador?
O custo pode ser muito alto se você está constantemente apagando incêndios ou equilibrando pratos ao invés de pensar em soluções efetivas para cada processo se tornar menos oneroso e mais fluído.
Veja o exemplo prático que apresentamos em O perigo dos custos despercebidos para as pequenas empresas.
Tempo é dinheiro,e suas horas nada mais são que tempo.
Gatos com metodologias e softwares de organização de tarefas, são investimento.
Planejar e organizar processos com tarefas interdependentes, podem parecer um gasto de tempo e tanto, mas poupa retrabalho e custos de inconformidades e devoluções.
Dica, comece pelo velho e bom PDCA, um conceito simples que pode mudar alavancar a evolução de cada tarefa e dos processos que sua empresa realiza.
Custos fiscais e contábeis
Os custos tributários e contábeis são uma das maior esdespesas que sua empresa terá.
É importante entender os tipos de impostos que você terá que pagar e como um contador pode ajudar.
Então, ao contar com um bom contador, você terá custos para preparar, revisar e arquivar suas declarações fiscais.
Encontre um bom contador que possa ajudá-lo a reivindicar todas as deduções e despesas a que você tem direito.
Economize dinheiro suficiente a cada mês para evitar multas por atraso no pagamento.
Mantenha registros e recibos contábeis e concilie suas contas bancárias mensalmente.
Isso reduzirá a quantidade de trabalho que um contador precisa fazer e permitirá negociar seus honorários mais baixos.
Licenças e Taxas
Tudo começa com a burocracia, autorizações e licenças governamentais que você precisa para fazer negócios em sua região.
Raramente são despesas únicas.
Considere com que frequência precisam ser renovadas e quanto custarão as renovações.
Você também deve provisionar dinheiro para taxas de associação com organizações de rede, como a câmara de comércio local ou entidades patronais/profissionais.
Muitas dessas organizações oferecem a seus membros vários tipos de descontos relacionados a seguros, empréstimos, taxas de cartão de crédito, suprimentos, treinamento e muito mais.
A participação nesses grupos pode fornecer exposição e expandir network, mas selecione bem os grupos dos quais você participa, pois as anuidades podem custar caro.
Sede física
A primeira pergunta é você precisa realmente de uma sede física?
Um home office ou garagem pode funcionar para muitas startups.
É verdade que os regulamentos do governo podem exigir que você tenha uma sede física.
Antes de alugar um escritório ou loja, pense em quanto espaço você realmente precisa.
Utilizar coworking, incubadoras ou aluguel compartilhado pode ser uma boa opção.
Ainda mais se forem divididas despesas como acesso à Internet, serviços administrativos, segurança, e espaços para reuniões.
Equipamentos e Manutenção
As pequenas empresas tendem a conhecer bem seus custos para criar um produto ou executar um serviço, mas custos de equipamentos menores podem ser facilmente esquecidos.
Custos de quipamentos básicos de escritório e sua manutenção, como computadores, papel, mesas e cadeiras, devem ser tratados com cuidado e sempre contabilizados.
Não se apresse em comprar os modelos mais atualizados, nem sempre são necessário de verdade.
Um celular que troca WhatsApps, e-mails, e faz ligações pode ser sufiente e evitar os custos de um upgrade que não oferece melhorias significativas.
O mesmo vale para computadores, e móveis que nem sempre precisam ser os mais modernos, bem como canetas e outros itens, que não precisam ser os mais caros e sofisticados.
Colaboradores e Benefícios
Muitas vezes a pequena empresa precisa de pessoas que a ajudam a funcionar e melhorar seu potencial.
Salários, licenças médicas, plano de saúde e treinamento são custos aos quais deve se estar atento.
Deixar de investir adequadamente em seus colaboradores, fornecer um salário digno, um ambiente limpo, e benefícios, pode levar a uma alta rotatividade de funcionários, o que gera custos relevantes.
Além disso, muitos investimentos são jogados fora quando há desligamentos, tanto administrativos, como de treinamento.
É mais econômico reter bons funcionários do que recrutar novos.
Benefícios como horários flexíveis, trabalho remoto e modo de vestir casual, podem ajudar a aumentar a retenção, sem grandes custos.
Seguros
Dependendo do tipo de negócio, você precisará de cobertura pelo menos para sua sede e equipamentos.
Negocie com diferentes corretores de seguros em busca da melhor oferta.
Verifique periodicamente sua cobertura para ver se ela ainda atende às suas necessidades.
Se precisar mudar algo, converse com seu corretor e outras seguradoras para obter as melhores taxas e a melhor cobertura.
Taxas de cartão de crédito
Você vende seu produto ou serviço com cartão de crédito?
Dependendo da operadora, você pagará uma taxa percentual que pode ser bem impactante em sua margem de lucro.
Se sua margem de lucro é 20% e você paga taxas de 6% numa venda a juros para não onerar o consumidor, precisa avaliar se a venda e o “girar do dinheiro” compensam a perda de margem de lucro.
Você pode considerar incluir parte dessa taxa em sua estrutura de preços ou oferecer aos clientes um desconto para pagamentos à vista.
As pequenas empresas também precisam ter muito cuidado ao usar o cartão de crédito para financiar despesas ou obter fluxo de caixa.
Se você não puder pagar seu saldo total a cada mês, poderá acumular dívidas incontroláveis devido a pagamentos atrasados, altas taxas de juros e dependência contínua desse “financiamento”.
É preciso ter cuidado com suas margens e evitar dívidas com cartão de crédito a todo o custo.
Conclusão
Esperamos que estas dicas ajudem sua pequena empresa a ter atenção com seus custos ocultos.
A verdade é que hoje se pode encontrar produtos e serviços com boa qualidade e preços realmente baratos, no melho conceito “mais por menos”.
É isso justamente que pretendemos com nosso serviço de criação de sites, que tem ajudados diversas pequenas empresas a começar e prosperar na internet com qualidade e excelente custo benefício.
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