Você conhece a história de alguma pessoa que ganhou uma herança, ou prêmio, e o dinheiro sumiu?
Com empresas acontece a mesma coisa, especialmente com as pequenas.
Uma pequena empresa que não cuida com inteligência dos seus custos, pode se ver em situação difícil.
A pequena empresa deve estar sempre atenta ao dinheiro que está gastando, em situações como:
- Investimentos relevantes mal feitos
- Custos fixos exagerados
- Pequenas despesas despercebidas
O perigo dos pequenos custos despercebidos
Se uma máquina ou equipamento são adquiridos, este é um custo que a pequena empresa vê claramente…
Custos fixos como energia, internet e aluguel, também são evidentes…
O mesmo não se pode dizer de custos que passam despercebidos no dia a dia.
São custos que acumulados ao longo do tempo, podem gerar grande perda de competitividade.
Ou pior,a inviabilidade do pequeno negócio.
É neste tipo de custo, que não é direto, nem fixo, e difícil de perceber, que vamos focar.
Um exemplo prático de custos ocultos e desperdício de dinheiro
As reuniões presenciais desnecessárias são um ótimo exemplo de custos ocultos e dinheiro desperdiçado.
Por exemplo, quando um prestador de serviço que organiza festas, combina de tirar um orçamento presencialmente, ele pode não estar se dando conta de custos ocultos como:
- Combustível ou serviço de transporte
- Tempo de deslocamento de ida e volta(valor hora não trabalhado)
- Valor hora do atendimento à reunião
- Horas de ausência na produção(caso quem foi à reunião também produza)
- Tempo ausente do atendimento(caso quem foi à reunião também atenda clientes, pelo WhatsApp por exemplo)
- Tempo distante da prospecção(caso quem foi à reunião também porspecte clientes)
Quanto menos colaboradores a empresa tiver, maior será o custo desta reunião, inclusive porque o negócio prospectado, objeto da reunião, pode não se concretizar.
Cada empresário deve conhecer as peculiaridades de seu segmento de atuação.
Portanto, há negócios onde a primeira visita ao cliente é fundamental, mesmo com custos.
No entanto, há muito mais pequenas empresas que preferem não refletir sobre evitar custos ocultos como o do exemplo, e sofrem as consequências disso cedo ou tarde.
Atitudes e ferramentas podem fazer a diferença no controle de custos
Voltando ao caso específico da organização de festas, com algumas simples perguntas como número de convidados e tipo de festa, já é possível começar a estimar custos.
Após uma troca de mensagens e áudios, ou mesmo vídeo chamada, é possível verificar viabilidade e interesse real de parte a parte, poupando o esforço e despesas de uma reunião presencial cheia de custos escondidos, que eventualmente não dará em nada.
Outro ponto é que uma empresa que tem site próprio, pode enviar fotos e vídeos de serviços realizados por link, tipos de serviços disponíveis, e mesmo ter um formulário básico para captar as informações essenciais do cliente.
Isso sem falar em utilizar seu site institucional para disponibilizar depoimentos de clientes, que são uma prova social de que a empresa de fato entrega o que promete.
Um site institucional pode ainda facilitar o início de uma negociação pelo WhatsApp, com um botão flutuante.
Veja como a criação de um site faz diferença para um pequena empresa, em Empresas que não têm sites perdem muitos clientes para concorrentes
O ideal é usar todas as ferramentas disponívei,s e que se encaixam em seu nicho de negócio, para “arredondar” a demanda e realizar preferencialmente reuniões presenciais, que realmente sejam só para alinhar detalhes finais e fechar negócios.
Estas reuniões então serão quase um investimento, enquanto reuniões pouco promissoras, apenas gerarão custos, que somados em um ano, podem se tornar um verdadeiro desastre.
Usamos o exemplo das reuniões presenciais, mas com um olhar mais atento, você poderá observar quantos processos e tarefas jogam tempo fora(e tempo é dinheiro) na sua pequena empresa.
O tempo e espaço da pequena empresa
Uma pequena empresa, nem sempre pode buscar ferramentas de gestão sofisticadas e consultoria.
Muitos trabalhadores são “empurrados” para o empreendedorismo por necessidade de sobrevivência.
Outros pequenos empresários, pensam que precisariam de um dia de 48 horas para poder para parar, pensar e planeja.
Embora possa parecer algo realmente complexo controlar de verdade custos, existem técnicas que permitem há anos pequenas empresas sobreviverem e prosperarem.
Desde o tempo em que havia apenas cadernos, nem mesmo calculadoras
Pense custos por ano
Um serviço de R$ 80 por mês, custa R$ 960 por ano.
Se com este valor você cobre um custo fixo da sua pequena empresa como por exemplo a energia em um mês ou dois, é hora de pensar se este serviço é mesmo necessário ou pode ser substituído.
Pense em custos a cada momento
A administração de empresas começou com o estudo dos tempos e movimentos(saiba mais sobre o assunto).
No âmbito da pequena empresa, cada movimento é decisivo na competitividade.
É mais importante arrumar uma vitrine, ou postar um depoimento positivo de cliente que foi à loja no Instagram?
Depende do momento, e do quanto cada ação gera de valor.
Perceba o valor
O exemplo clássico para entender este conceito, é se perguntar se determinada fast food vende apenas comida, e/ou também padronização de aparência e sabor dos lanches, rapidez e conveniência.
É preciso entender o valor que você gera para o cliente, que é o que de fato faz ele querer trocar dinheiro pelo produto ou serviço que você oferece.
Cada ação sua e de seus colaboradores pode gerar ou não valor para sua pequena empresa, na intenção de gerar valor para o cliente.
Pensar assim permite a você entender quais custos valém realmente a pena.
Pense como os grandes
Tecnologias de qualidade, como TQC, e 5s, são antigas e infalíveis, como réguas e lápis, dede que aplicados no contexto e forma adequados.
Já organizaram e revolucionaram muitas grandes empresas, e são acessíveis a qualquer pequena empresa, pois o conhecimento está todo na internet.
Como podem ser aplicadas progressivamente, você e seus colaboradores podem aprender no processo e adaptá-las à sua realidade.
Pense como os pioneiros
Os primeiros pequenos empresários brasileiros, muito antes de as pequenas empresas gerarem 45% dos empregos formais e 20% do PIB, sobreviveram, prosperaram e deram origem a grandes empresas.
Tudo na base do “caderninho”(que hoje pode ser uma planilha ou app).
Anotar todas as despesas para se dar conta de erros antes que virem rombos, e evitar “dar o passo maior do que a perna”, é algo que tem ajudado pequenas empresas há gerações.
Concluindo
Para ganhar competitividade, pequenas empresas devem estar atentas a custos e formas de otimizá-los.
A criação de um site permite às pequenas empresas:
- Serem encontradas pelo Google, otimizando o custo de divulgação
- Compartilharem fotos e vídeos de produtos e serviços prestados, otimizando negociações
- Receberem perguntas e solicitações direto pelo WhatsApp, otimizando contatos
- Exibirem depoimentos de clientes, colaborando com a comprovação de qualidade
- Divulgarem tutoriais, dicas, entregas e informações que aumentam a credibilidade
Se você deseja um orçamento sem compromisso para criar o site de sua empresa, tecle pelo WhatsApp
